総務の主業務は、AIの効果が出やすい部類に入ります。

社内ヘルプデスクの効果実感は42.7％。 業務類型のなかで議事録・メール作成補助（72.3％）に次ぐ2位です。経理・財務（29.7％）や人事（23.5％）より高い。

そして総務にはもう一つ役割があります。 全社でAIを使えるようにするための、ルールと環境の整備です。

この記事の要点

  • 社内ヘルプデスクは42.7％で2位（活用している企業のうち）
  • 国の資料が示す導入ステップの「組織・基盤」は、総務の担当領域と重なる
  • 起点は経営トップのメッセージ発信。現場の工夫だけでは進まない

⚠️ 以下は総務省「令和8年版 情報通信白書」データ集で確認した内容です（図表は2026年8月13日、業務類型のデータは2026年8月12日に確認）。

使う側としての総務

まず数字です。

業務効果を感じる割合
議事録・メール作成補助72.3％
社内ヘルプデスク42.7％
経理・財務29.7％
法務28.8％
人事23.5％
経営20.1％

※その業務で生成AIを活用している企業のうちの割合です。

総務が日常的に扱う「社内からの問い合わせ対応」と「議事録・文書作成」が、上位2つです。

問い合わせは型が決まっているものが多い。 「経費精算の締切はいつか」「この手続きの窓口はどこか」——こうした質問は、社内規程を読ませておけば返せる領域です。

業務AIとの相性
社内問い合わせの一次対応高い（42.7％の領域）
議事録・通知文の作成高い（72.3％の領域）
規程・マニュアルの検索高い
各種申請書の下書き高い
備品・契約の管理台帳の整理中
来客・電話対応低い
判断を伴う例外処理低い
社内の合意形成低い

整える側としての総務

ここからが本題です。 白書に掲載された「AI導入・活用による効果創出のステップ（イメージ）」という図に、組織として何を整えるべきかが段階別に示されています。

ステップ1：個人作業の効率化

全ての社員が汎用AIをパートナーとして活用し、日々の業務の質とスピードを向上させる段階です。作業例としてリサーチ・翻訳・アイデア出し・文書作成が挙げられています。

この段階で必要な「組織・基盤」が2つ。

項目中身
ユースケースの創出・収集・周知使い方を集めて共有する
安心して活用できる環境・ルールの整備何をしてよいかを決める

どちらも総務の仕事と重なります。

そして起点が明記されています。 図では**「経営トップによる社内外へのメッセージ発信」**がステップ1の入口に置かれています。

🔍 編集部の本音 ここは総務の人にとって、使える材料だと思います。「現場が勝手に試す」ではステップ1に入れない、と国の資料が示しているわけです。上に動いてもらう必要があるという話を、自分の意見ではなく資料として持ち出せます。

ステップ2：一部プロセスに組み込む

自社の課題や成長戦略、AIの特性等を踏まえて生成AI活用戦略を定め、効果を見込める一部プロセスからAIを組み込んでいく段階です。

図では**「自社における生成AI活用戦略の明確化」が求められ、その際に人間の本質的役割、人間×生成AIのパートナーシップのあり方**を踏まえるとされています。

組織・基盤が4つに増えます。

項目
社内データ
変革支援
人材育成
ガバナンス

ステップ1の「ルール整備」が、ここで「ガバナンス」に格上げされます。 そして人材育成が加わる。総務・人事の領域が明確に増えます。

ステップ3：全体をAI前提で最適化

社内・業界データで学習したAIがあらゆる業務プロセスに組み込まれ、バリューチェーン全体で生産性向上が実現する段階です。生成AI活用戦略は継続的に更新されるとされています。

図には**「完全自律プロセスの拡大」「AIによる提案・サジェスト」「出力結果の高度化」**と記載されています。

そして図の上部に、全体を貫く条件があります。

社内・業界独自データの整備や基幹システムとの連携等、投資判断を含む組織的な推進が求められていく

投資判断が要る、と明記されています。 現場の工夫の積み上げでは届かない領域だということです。

※この図は「イメージ」と題されたもので、特定企業の実装例ではありません。また、組織・基盤の項目が総務部門を名指ししているわけでもありません。担当領域が重なるという整理は編集部によるものです。

PR・おすすめstrategy career自分らしく働けるエンジニア転職エージェント。公式サイトを見る

今日からやること

1. ルールを1枚にする

「安心して活用できる環境・ルールの整備」が、ステップ1の要件です。

完璧な規程を作ろうとしないでください。 まず1枚で足ります。

2. 使い方を集めて配る

「ユースケースの創出・収集・周知」も要件に挙がっています。

うまくいった使い方を集めて、社内に流す。 これは総務が最もやりやすい仕事です。

3. 自分の業務で先に試す

社内問い合わせの一次対応（42.7％）と議事録（72.3％）——総務自身が効果の出やすい領域を持っています。

説得材料は、自部門の実績が一番強いと思います。

4. 履歴とデータの扱いを決めておく

ルールを作るなら、履歴の保存期間や削除の方法も含めてください。 各社の仕様はAIの履歴・データを削除する方法にまとめています。

社内での進め方は社内でAI推進役になる方法、経営層への説明は経営企画の仕事はAIでどう変わる？も参考になります。

FAQ

Q. 総務の仕事はAIに置き換わりますか？ A. 一次対応や文書作成は明確に効きます（社内ヘルプデスク42.7％、議事録・メール72.3％）。一方で例外処理の判断や社内の合意形成は残ります。 また、全社でAIを使えるようにする整備の仕事は増えます。

Q. 何から手を付ければいいですか？ A. ルールを1枚にすることです。国の資料でも、ステップ1の要件に「安心して活用できる環境・ルールの整備」が挙げられています。完璧を目指さず、まず配れる形に。

Q. 現場から始めても進みますか？ A. 図ではステップ1の起点が「経営トップによる社内外へのメッセージ発信」とされています。 現場の工夫だけでは限界がある、という前提で動くほうが現実的です。

Q. どの段階を目指すべきですか？ A. 多くの組織はステップ1〜2の途上だと思います。ステップ3には**「投資判断を含む組織的な推進」**が必要と明記されており、順番を飛ばせる話ではありません。

Q. 人事とどう分担しますか？ A. ステップ2の組織・基盤には**「人材育成」と「ガバナンス」**が並んでいます。育成は人事、ルールと環境は総務という切り分けが自然だと思いますが、組織によって異なります。

Q. 中立の立場で「導入しなくていい」と言うこともありますか？ A. あります。ルールがない状態で全社展開すると、事故が起きたときに止められません。 当サイトはAIツールを運営しておらず、提携の有無で評価を変えていません。順番としては、ルール1枚と自部門での実績が先です。

まとめ

  • 社内ヘルプデスクは42.7％で業務類型の2位（活用している企業のうち）
  • 総務は使う側であり、同時に整える側
  • 導入ステップ1の要件はユースケースの創出・収集・周知と安心して活用できる環境・ルールの整備
  • ステップ1の起点は経営トップによるメッセージ発信
  • ステップ2では組織・基盤が社内データ・変革支援・人材育成・ガバナンスの4つに
  • ステップ3には投資判断を含む組織的な推進が必要
  • 始めるならルール1枚 → 使い方の共有 → 自部門で実績

次に読む：職種別・AIで変わる仕事まとめ／社内でAI推進役になる方法

※本記事は2026年8月13日時点の公表データにもとづく解説です。図は「イメージ」として示されたもので、特定企業の実装例ではありません。

出典

最終更新：2026年8月13日／fondantAI編集部