Excel作業でAIを使うコツは、「関数を覚える」のをやめて、「やりたいことを日本語で伝える」ことです。

そして今は、やり方が2つあります。

経路中身
①聞いて、自分でやるAIに関数や手順を教わり、自分でExcelに入力する
②直接やってもらうExcelにAIを組み込み、ブックを直接編集させる

この記事の要点

  • ①はどのAIでもできる。②はライセンスが要る
  • 数式が動かない原因は5つに決まっている
  • 検算は「合計・件数・最大最小」の3点

①聞いて、自分でやる

いちばん手軽で、どのAIでもできます。

これまでExcelは「関数を知らないと使えない」ものでした。AIを使うと、「やりたいこと」を伝えれば関数や手順を教えてもらえるので、暗記の必要が減ります。

そのまま使えるプロンプト

関数を作ってもらう

Excelで、A列に日付、B列に金額が入っています。
月ごとの合計を出す関数を教えてください。
初心者にもわかるように、式の意味も説明してください。

集計・分析の方法を聞く

Excelで、部署別・月別の売上を集計したいです。
ピボットテーブルの作り方を、手順を追って教えてください。

グラフ化の相談

月ごとの売上推移を折れ線グラフにしたいです。
どのグラフが適切か、作り方の手順を教えてください。

エラーの解決

Excelで「#REF!」というエラーが出ました。
考えられる原因と直し方を教えてください。

プロンプトの基本はプロンプトの基本（型と例）にまとめています。

精度を上げる伝え方

「A列」「B2から」のように、セルの位置を具体的に伝えてください。

さらに効くのが、表の構造だけを渡す方法です。

次のような表です。1行目が見出しです。 A列：日付（2026/4/1 形式） B列：部署名（文字列・全10種類） C列：金額（数値・小数なし） D列：備考（空白の行あり） データは2行目から約1,200行あります。

実際の数字を渡さなくても、この情報だけで正しい式が返ります。 機密の心配がなくなるので、業務データを扱うときの基本にしてください。

②直接やってもらう

Excelの中にAIを組み込むと、ブックを直接編集させられます。

どちらもライセンスが必要です。 詳細と条件は、それぞれの記事と公式でご確認ください。

②を使うときの鉄則

自動でブックが書き換わるので、指示に必ず入れてください。

新しいシートを作って、そこに出力してください。 元のシートは変更しないでください。

これだけで、事故の大半は防げます。 重要なブックは、コピーで試してから本番に使ってください。

数式が動かない5つの原因

「教えてもらった関数を入れたのに動かない」——原因はたいてい次の5つです。

①相対参照と絶対参照

式を下にコピーしたら結果がおかしくなる場合、参照がずれています。

固定したい範囲には $ が要ります（$B$2:$B$100 のように）。

AIに伝えるとき：「この式を下方向にコピーします。固定すべき範囲に $ を付けてください」

②日付が文字列になっている

見た目は日付でも、中身が文字列だと、日付として計算できません。

見分け方：セルを選んだとき、右寄せなら数値・日付、左寄せなら文字列です。

③見えない空白

全角スペース、末尾の半角スペースが入っていると、一致しないため VLOOKUP などが失敗します。

「〜が見つかりません」系のエラーは、まずこれを疑ってください。

④結合セル

結合されたセルがあると、多くの関数と並べ替えが正しく動きません。

集計に使う表では、結合を解除するのが基本です。

⑤表記ゆれ

「株式会社A」「(株)A」「A株式会社」が混在していると、別のものとして集計されます。

AIに聞くべきこと：「この列の表記ゆれを見つけて、統一の候補を挙げてください」

——この5つを先に確認すると、「AIが間違えた」と思っていた問題の多くが解決します。

検算のしかた

AIが出した結果は、必ず自分で確かめてください。手順は決まっています。

確認項目やり方
合計別の方法（SUMやステータスバー）で足し直す
件数元データの行数と、集計後の件数が合うか
最大・最小極端な値が入っていないか

この3点が合っていれば、大きな間違いはほぼありません。

加えて、数式が入っているかも確認してください。値だけが入っていると、元データを変えても再計算されません。セルをクリックして、数式バーを見るだけです。

データ分析全体の考え方はAIでデータ分析する方法にまとめています。

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機密データの扱い

実際の売上データをAIに貼ってよいかは、職場のルールが優先です。

渡さずに済ませる方法：

  • 表の構造だけ伝える（前述のとおり、これでほぼ足ります）
  • 社名を「A社」「B社」に置き換える
  • 金額の桁を保って丸める（「1,234,567円」→「約120万円」）
  • 数行だけダミーデータにして渡す

「その情報がなくても、欲しい答えは得られるか」で判断してください。 関数の作り方を聞くのに、実際の取引先名は要りません。

マクロ・VBAを頼む場合

簡単なものは作れますが、注意点があります。

  • 必ずコピーしたファイルで試す（マクロの操作は元に戻せないことがあります）
  • 何をするコードか、説明させてから実行する
  • ファイルを削除・上書きする処理は、特に慎重に

「動いた」と「正しい」は別です。 重要な作業では、処理前のバックアップを取ってください。

FAQ

Q. Excelが全然わからなくても使えますか？ A. 使えます。「何がしたいか」を日本語で言えれば、AIが手順を教えてくれます。まずやりたいことを言葉にしてみてください。

Q. AIが教えてくれた関数が動きません。 A. 参照のずれ・日付が文字列・見えない空白・結合セル・表記ゆれの5つを確認してください。この5つで大半が解決します。

Q. データを貼らずに相談できますか？ A. できます。表の構造（列と型と行数）だけ伝えれば、正しい式が返ります。業務データではこちらを基本にしてください。

Q. Excelの中で直接作業させられますか？ A. できます。ExcelのCopilotやClaudeのMicrosoft 365連携が該当します。いずれもライセンスが必要です。

Q. 直接編集させるとき、元データが心配です。 A. 指示に「新しいシートを作って」「元のシートは変更しないで」を入れてください。重要なブックはコピーで試してから使います。

Q. 検算はどこを見ればいいですか？ A. 合計・件数・最大最小の3点です。加えて、数式が入っているか（値だけでないか）を確認してください。

Q. マクロやVBAも作れますか？ A. 簡単なものは作れます。ただしコピーしたファイルで試し、何をするコードか説明させてから実行してください。

まとめ

  • 関数を覚えるより「やりたいことを日本語で伝える」
  • 経路は2つ：聞いて自分でやる（どのAIでも可）／直接やってもらう（ライセンスが要る）
  • 表の構造だけ伝えれば、実データを渡さずに済む
  • 動かない原因は「参照・日付・空白・結合セル・表記ゆれ」の5つ
  • 直接編集させるなら「新しいシートに」「元データは変更しない」
  • 検算は「合計・件数・最大最小」＋数式が入っているか

次に読む：プロンプトの基本（型と例）／ExcelのCopilotの使い方／事務職の仕事とAI

※AIツールの機能・ライセンス条件は製品により異なり、変更されることがあります。機密データの取り扱いは所属先のルールに従ってください。

出典

  • AIでのExcel活用に関する一般的な公開情報

最終更新：2026年7月26日／fondantAI編集部