AIでビジネスメールを書くコツは、「相手・目的・トーン・長さ」の4つを伝えることです。 「お礼メールを書いて」だけでは平凡な文章しか返ってきませんが、「取引先の課長へ、初回商談のお礼を、丁寧に、150字で」と伝えれば、そのまま使える下書きが数秒で出ます。この記事では、シーン別にそのまま使えるプロンプトと、AIメールで失敗しないコツを紹介します。

この記事の要点

  • メールのプロンプトは「相手・目的・トーン・長さ」を指定する
  • お礼・お詫び・依頼・催促はシーン別のテンプレが使える
  • そのまま送らず、固有名詞と事実は必ず自分で確認する

基本の型

あなたはビジネスメールの作成が得意です。
次の条件でメールを書いてください。
- 相手：（例：取引先の課長）
- 目的：（例：初回商談のお礼）
- トーン：（例：丁寧だが堅すぎない）
- 長さ：（例：150字程度）

この4つを埋めるだけで、質が大きく変わります。プロンプトの基本はプロンプトの基本（型と例）もどうぞ。

シーン別・そのまま使えるプロンプト

お礼メール

取引先へのお礼メールを書いてください。
先日の商談のお礼で、相手は好意的でした。
丁寧・簡潔に、150字程度でお願いします。

お詫びメール

納品が1日遅れることのお詫びメールを書いてください。
誠実に謝りつつ、新しい納期（明後日）を明確に伝えてください。
言い訳がましくならないようにしてください。

依頼メール

社内の別部署に、資料作成を依頼するメールを書いてください。
相手は忙しいので、用件と期限を最初に、簡潔にしてください。

催促メール

返信が来ていない件の、やわらかい催促メールを書いてください。
相手を責めず、状況確認の体裁で、丁寧にお願いします。

AIメールで失敗しないコツ

  • そのまま送らない：必ず読み返し、自分の言葉に少し直す
  • 固有名詞・数字を確認：会社名・人名・日付・金額はAIが取り違えることがある
  • 機密情報を入れない：取引先名や社外秘を入力してよいかは職場のルールを確認
  • AIっぽさを消す：定型的すぎる表現は1〜2文だけ自分の言葉に置き換えると自然になる

AIは「たたき台をゼロから作ってくれる相棒」です。最後の仕上げは人がする、が基本です。

FAQ

Q. AIで書いたメールだと相手にバレますか？ A. そのまま送ると定型的で気づかれることがあります。少し自分の言葉に直せば自然です。大切なのは中身が適切かどうかです。

Q. 敬語やビジネスマナーは正しいですか？ A. おおむね整った敬語が出ますが、完璧ではありません。重要なメールは自分で確認してください。

Q. 英語のメールも書けますか？ A. 書けます。「英語で、丁寧なビジネスメールに」と指定してください。

まとめ

  • メールのプロンプトは「相手・目的・トーン・長さ」を指定する
  • お礼・お詫び・依頼・催促はテンプレを使い回せる
  • そのまま送らず、固有名詞・事実・機密の確認を必ず行う

次に読む：プロンプトの基本（型と例）／ChatGPTを仕事で使い始める方法

※AIツールの機能は製品により異なります。機密情報の取り扱いは所属先のルールに従ってください。

出典

  • AIでのメール作成に関する一般的な公開情報

最終更新：2026年7月6日／fondantAI編集部